Titel 11/2020

Elektronisch unterweisen!

Immer mehr Unternehmen verwenden digitale Systeme, die ihnen die Organisation und Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Unterweisungen ihrer Beschäftigten erleichtern sollen. Der "Unterweisungs-Manager" des Universum Verlags ist ein besonders effektives Tool.

Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens muss regelmäßig unterwiesen werden. Unterweisungen sind zentrale Säulen des betrieblichen Arbeitsschutzes und werden im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) vorgeschrieben. Verantwortlich dafür ist der Arbeitgeber. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) präzisiert die Regelmäßigkeit in ihrer Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ wie folgt: „die Unterweisung muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen.“

Mit der Unterweisung gibt der Unternehmer oder sein Beauftragter den Beschäftigten konkrete, auf den Arbeitsplatz bezogene Erläuterungen und Anweisungen, wie sie sicher und gesund arbeiten können. Anlässe für eine Unterweisung sind unter anderem wenn ein neuer Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt oder ein neues Gerät wie beispielsweise ein Möbelaufzug, beschafft wird. Auch Unfälle, Beinaheunfälle oder sonstige Schadenereignisse ziehen Unterweisungen nach sich. Jede erfolgte Unterweisung muss dokumentiert werden.

Nicht nur in größeren Betrieben zieht die Organisation und Verwaltung der Unterweisungen eine sehr zeitaufwändige Bürokratie nach sich: Welcher Mitarbeiter erhält wann welche Unterweisungen, wer hat eine Unterweisung aufgrund eines betrieblichen Termins verpasst oder war bei der Unterweisung krank? Die manuelle Pflege beispielsweise einer Excel-Tabelle wird schnell unübersichtlich und die Daten sind oft nicht aktuell. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf webbasierte Software-Lösungen, um sich das Handling und die Durchführung der Unterweisungen zu erleichtern.

Traditionell sind Unterweisungen Präsenzversammlungen. Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit beispielsweise trifft sich mit einem oder mehreren Mitarbeitern und vermittelt ihnen im „Frontalunterricht“ die Inhalte. Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie zeigen sich die Vorteile einer umfassenden Onlinelösung ganz besonders. Alle Unterweisungsinhalte sind online verfügbar, die Notwendigkeit des direkten Kontakts entfällt und somit entsteht keine Infektionsgefahr.

Am Beispiel des Unterweisungs-Managers des Universum Verlags lässt sich zeigen, wie eine ausgereifte und zugleich innovative Lösung aussehen kann. Das Tool ist im Rahmen von De Minimis förderfähig (siehe unten).

Mitarbeitermanagement

Jedem Mitarbeiter werden im System die ihn betreffenden Unterweisungen und die zugehörigen Termine zugewiesen. Personalisierte Mails oder gedruckte Dokumente mit QR-Code zeigen ihm, bis wann er welche Onlineunterweisung durchführen muss. Lässt der Mitarbeiter den Termin verstreichen, erhält er ebenso automatisierte Erinnerungsmails. Reagiert der Mitarbeiter mehrfach nicht, bekommt der Vorgesetzte eine Mitteilung. Außerdem können Folgeunterweisungen in flexiblen Intervallen festgelegt werden, die dann vollautomatisiert durch das System angestoßen werden.

Am Ende jeder Onlineunterweisung beantworten die Beschäftigten Multiple-Choice-Fragen zum Lerninhalt. Werden diese in ausreichendem Umfang richtig beantwortet, erhalten die Mitarbeiter ein Zertifikat über die erfolgreich absolvierte Unterweisung. Das System registriert dies und vermerkt Datum und Erfolg in einer detaillierten Mitarbeiterhistorie. Damit ist sind ist die Plicht, rechtssicher zu dokumentieren, erfüllt.

Der Unterweisung-Manager kann direkt an das HR-System des Unternehmens (SAP, Loga etc.) angebunden werden. Da die Stammdaten dort vorhanden sind, müssen sie im Unterweisungs-Manager nicht parallel geführt werden. Dadurch lassen sich unterschiedliche Datenstände vermeiden und der zuständige Administrator des Unterweisungs-Managers spart viel Zeit.

Alle Unterweisungsmodule für Möbelspeditionen individualisierbar

Der Unterweisungs-Manager enthält über 100 vorgefertigte Onlineunterweisungen und deckt damit die komplette Bandbreite des Arbeitsschutzes für unterschiedliche Branchen ab – von Basisschulungen bis hin zu Spezialthemen für Großunternehmen und die Industrie. Die Unterweisungen sind von der Prüf- und Zertifizierungsstelle „DGUV Test“ zertifiziert. Auch für Unternehmen in der Möbellogistik sind wichtige Unterweisungsthemen bereits enthalten, wie beispielsweise „Heben und Tragen von Lasten“, „Gesunder Rücken“, „Ladungssicherung“ oder „Sicheres Betreiben von Kraftfahrzeugen“.

Darüber hinaus enthält die Software einen Content-Manager. Damit kann das Unternehmen eigene Unterweisungen oder Onlineschulungen erstellen. Alle Module können so auf die branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen individualisiert werden. Darin enthaltene Fotos und Videos aus dem eigenen Betrieb verbessern den Unterweisungserfolg. Auch ein Testfragen-Generator ist an Bord und macht damit die selbsterstellte Lerneinheit rund.

Über ein Dokumenten-Center stellt das Tool den Mitarbeitern Informationen jeglicher Art zum Download zur Verfügung, wie beispielsweise Verbandbücher. Das in der Software hinterlegte Rechtemanagement ermöglicht eine genaue Differenzierung, welcher Organisationseinheit, etwa dem Standort (also Stammsitz bzw. Niederlassung) oder einer Abteilung, welche Dokumente zur Verfügung gestellt werden.

Ab Januar 2021 ist weiteres neues Modul hinzubuchbar: Mit dem Universum Mobile Campus erhalten die Beschäftigten eine App, mit der sie bestimmte Lerninhalte zeit- und ortsunabhängig erlernen können. Dabei kommen interaktive Videos und Lernkarten zum Einsatz.

Präsenztermine planen

Die Systemkomponente Event-Manager ist ein Veranstaltungsmanagement-Tool, mit dessen Hilfe Präsenz-Unterweisungen (face to face) angekündigt, verwaltet und die Mitarbeiter eingeladen werden können. Sie werden durch den automatisierten E-Mail-Service mit einer personalisierten Mail darüber informiert, dass sie für Unterweisungen eingeteilt sind und gegebenenfalls nach einer Frist an die Durchführung erinnert. Das System stellt zu dem Teilnehmerlisten zum Gegenzeichnen zur Verfügung, dadurch wird eine lückenlose, rechtssichere Dokumentation möglich. Zukünftig umfasst der Event-Manager auch die Planung und Durchführung von Onlineunterweisungen mittels Videokonferenzen, auch das unter Corona-Bedingungen ein höchst nützliches Modul.

Unterweisungsanalyse

Mit der Komponente Analyzer lässt sich jederzeit online auswerten, wann welcher Mitarbeiter welche Unterweisung absolviert hat, wessen Unterweisungen noch ausstehen und wann die nächste Unterweisung geplant ist. Der Analyzer bietet umfangreiche Filterfunktionen, um sich beispielsweise gezielt den Stand der Unterweisungen in bestimmten Organisationseinheiten oder bei bestimmten Themen anzeigen zu lassen.

Einrichtung und Support

Der Unterweisungs-Manager wird als webbasierte „Software as a Service“ (SaaS) zur Verfügung gestellt und funktioniert nach dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur extern betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt werden. Dadurch wird die unternehmenseigene IT-Infrastruktur entlastet.

Der Verlag konfiguriert die Plattform nach den Bedürfnissen des Unternehmens, auf Wunsch sogar im Unternehmensdesign, sie ist dann mit jedem gängigen Webbrowser aufrufbar. Zwei Tage nach Auftragserteilung ist das System nutzbar inklusive dem Support durch Spezialisten beispielsweise beim Import von Mitarbeiterdaten. Der Unterweisungs-Manager bietet einen umfangreichen Support für alle Anliegen rund um den Einsatz der Software. Über das Supporttool können Sie Anfragen senden und das Supportteam bearbeitet sie schnell und kompetent.

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